POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

LEVIAT LEGAL INC.

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

(la « Politique »)

 

 

Politique en vigueur en date du 1^er janvier 2024.

 

1. Introduction

Dans le cadre de la prestation de services juridiques et de services connexes, Leviat Legal Inc. (« Leviat », « nous », « notre ») recueille, utilise et divulgue certains renseignements personnels. Il est de notre responsabilité de s’assurer que les renseignements personnels collectés pour les fins établies dans cette Politique soient traités de façon sécuritaire.

 

La présente Politique vise à vous informer de la façon dont Leviat recueille, utilise, divulgue et protège vos renseignements personnels. En tant que cabinet d’avocats, cette Politique vient s’ajouter à nos obligations professionnelles existantes, qui incluent nos obligations éthiques et déontologiques envers nos clients.

 

La collecte, l’utilisation, la divulgation et la protection de vos renseignements personnels sont effectuées dans le respect de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

 

 

2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

L’expression « renseignements personnels » désigne toute information qui directement ou indirectement, prise de façon indépendante ou jumelée à d’autres informations, permet d’identifier une personne ou toute information concernant une personne identifiable. En général, les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées professionnelles d’une personne, telles que son nom, son titre ou son poste, son adresse professionnelle, son numéro de téléphone au travail ou son numéro de télécopieur.

 

 

3. Quels renseignements personnels recueillons-nous ?

Au cours de votre relation d’affaires avec nous, il est possible que nous soyons amenés à recueillir certains de vos renseignements personnels. Ces renseignements personnels peuvent notamment inclure :

• Vos coordonnées, telles que votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse résidentielle ou votre courriel ;

• Votre date de naissance ;

• Des renseignements se retrouvant sur des pièces d’identité émises par le gouvernement (par exemple, un permis de conduire) ;

• Des renseignements relatifs à la facturation et à votre situation financière, telle que des informations bancaires ;

• Des renseignements sur les actionnaires, les administrateurs, les dirigeants et les employés de votre société ;

• Toute preuve de consentement nous ayant été donné ;

• Tout autre renseignement personnel pertinent pour la prestation de services par Leviat.

 

Si vous postulez à un emploi chez nous, nous recueillons les informations personnelles que vous fournissez dans le cadre d’une demande d’emploi ou d’une demande connexe, telles que les informations contenues dans un curriculum vitae, une lettre de motivation ou d’autres documents similaires liés à l’emploi. Avec votre consentement, nous pouvons également obtenir des informations personnelles auprès de références professionnelles tierces ou d’anciens employeurs, ou procéder à des vérifications d’antécédents.

 

Leviat ne recueille pas sciemment de renseignements personnels de personnes âgées de moins de 14 ans. De plus, Leviat reconnaît qu’elle ne peut, sous réserve des dispositions prévues par la loi, recueillir de renseignements personnels en lien avec un mineur de moins de 14 ans sans avoir, au préalable, obtenu le consentement du tuteur ou du titulaire de l’autorité parentale.

 

 

4. Quelles sont les fins pour lesquelles les renseignements personnels sont recueillis ?

Leviat recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels pour les fins déterminées au moment de la collecte ou lorsque permis ou exigé par le droit applicable. Ces fins incluent :

• La prestation de services juridiques et de tout service afférent ;

• Le partage de vos renseignements personnels à des tiers dans le cadre de la prestation de nos services juridiques ;

• Toute demande de renseignements ou d’information adressée à Leviat, par tout moyen de communication, incluant les demandes de renseignements soumises à partir de notre site Web ;

• Le respect de nos obligations contractuelles, légales, réglementaires et professionnelles ;

• L’établissement et la gestion des relations commerciales avec des clients, fournisseurs et autres tiers ;

• Le traitement et le recouvrement des sommes et paiements dus ;

• La réalisation d’études de marché et évaluer le service et la satisfaction des clients ;

• Le maintien, le développement et la gestion de nos systèmes d’information, tels que le transfert de fichiers, la gestion des documents, la gestion des connaissances, les recueils de précédents et les bases de données ;

• La détection et la protection contre les erreurs, les négligences, les ruptures de contrat, les fraudes, les vols et d’autres activités illégales, et, le cas échéant, répondre à nos exigences en matière d’assurance ;

• Le développement de nos activités et opérations ;

• Toute autre fin déterminée entre vous et Leviat.

 

De plus, si vous postulez à un emploi chez nous, nous utilisons vos renseignements personnels dans le but de traiter et de répondre à votre candidature pour des opportunités de carrière actuelles et futures, de mener des entretiens et de faciliter le processus d’intégration dans le cas où vous accepteriez un poste chez nous.

 

Sous réserve des dispositions législatives applicables, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels pour toute autre fin que celles indiquées ci-dessous sont sujettes à votre consentement préalable à la collecte.

 

Il est possible que vos renseignements personnels puissent être utilisés sans votre consentement pour une fin déterminée par la loi applicable. Par exemple, Leviat peut utiliser vos renseignements personnels lorsque ceux-ci sont nécessaires pour des fins de détection et de prévention de la fraude.

 

 

5. À quel moment recueillons-nous vos renseignements personnels ?

Leviat s’engage à collecter vos renseignements personnels uniquement pour les fins ayant été identifiées dans la présente Politique. Ces renseignements personnels pourront notamment être recueillis dans les circonstances suivantes :

• Lorsqu’une entente entre vous et nous pour la prestation de services juridiques ou de services afférents est en vigueur ;

• Lorsque vos renseignements personnels nous sont fournis par un tiers ayant été autorisé par vous à nous partager ces renseignements ;

• Lorsque vous contactez Leviat, et ce, par l’entremise de tout type de moyen de communication, afin d’obtenir de l’information au sujet de nos services ;

• Lorsque vous fournissez vos informations de paiement.

 

 

6. À qui divulguons-nous vos renseignements personnels ?

En tant que cabinet d’avocats, le personnel de Leviat est soumis à des obligations déontologiques, incluant le droit au secret professionnel et à une obligation de confidentialité. Sous réserve d’une renonciation expresse du client à son droit au secret professionnel et des dispositions législatives applicables, nous ne divulguons pas les renseignements personnels protégés par le secret professionnel de l’avocat.

 

Pour des fins de prestations de services juridiques et sous réserve des obligations professionnelles du personnel de Leviat, il est possible que vos renseignements personnels soient divulgués à des tiers. Ces tiers comprennent notamment nos fournisseurs de services et partenaires externes, les tiers en lien avec la prestation de nos services juridiques, tels qu’une partie adverse ou un consultant, ainsi que les autorités compétentes, ce qui inclut les autorités chargées de l’application de la législation en matière de protection des renseignements personnels.

 

Nous faisons affaire avec des fournisseurs de services tiers en lien avec l’exécution de nos services, entre autres, pour des fins de conservation, de stockage et de traitements des renseignements personnels que nous recueillons. Dans la mesure où certains de ces fournisseurs sont situés à l’extérieur du Québec, il est possible que certains de vos renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur de la province.

 

Dans les cas où la conservation, le stockage ou le traitement de vos renseignements personnels est effectué par un fournisseur de service tiers situé à l’extérieur du Canada, il est possible que la législation et la réglementation applicable dans le pays où se situe ce fournisseur de services permettent aux autorités compétentes d’avoir accès à vos renseignements personnels.

 

Pour toute question relative à la divulgation de vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se retrouvent à l’article  de la présente Politique.

 

 

7. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels ?

Leviat s’engage à conserver vos renseignements personnels uniquement pour le temps nécessaire à l’accomplissement de la ou des fins identifiées ci-dessus ou telle que requis par nos obligations légales et réglementaires.

 

Lorsque ces fins sont accomplies et sous réserve d’un délai de conservation prévu dans la législation applicable, nous procédons à la destruction ou à l’anonymisation de vos renseignements personnels. Nous nous engageons à respecter la législation et la réglementation en vigueur et à mettre en pratique notre politique externe en matière de destruction et de conservation des renseignements personnels.

 

Pour toute question additionnelle en lien avec la façon dont nous conservons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse indiquée ci-dessous.

 

 

8. Devons-nous obtenir votre consentement ?

Leviat ne peut recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels pour les fins établies dans cette Politique sans obtenir un consentement libre, éclairé et évident de votre part. À moins d’obtenir votre consentement et sous réserve des dispositions législatives applicables, Leviat recueillera les renseignements personnels auprès de la personne concernée. Si nous souhaitons recueillir des renseignements personnels à votre sujet pour des fins autres que celles décrites dans la présente Politique, nous nous engageons à vous en informer et à obtenir votre consentement avant la collecte.

 

Vous pouvez, en tout temps, refuser de fournir à Leviat la totalité ou certains de vos renseignements personnels. Le retrait de votre consentement à l’égard de l’utilisation ou de la communication de vos renseignements personnels est également possible. Dans la mesure où certains de vos renseignements sont nécessaires pour les fins des services que nous offrons, il se peut que Leviat ne soit pas en mesure de débuter ou de poursuivre une relation d’affaires avec vous.

 

 

9. Y a-t-il des mesures de protection en place pour assurer la protection de vos renseignements personnels ?

Plusieurs mesures de sécurité sont actuellement en place afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels. Parmi ces mesures se retrouvent notamment des mesures de sécurité technologiques et administratives, telles que :

• La protection par mot de passe ;

• Le chiffrement des données ;

• L’authentification à deux facteurs ;

• L’accès limité à vos renseignements personnels aux personnes pour qui il est nécessaire d’y accéder dans l’exercice de leurs fonctions. Ces personnes autorisées peuvent inclure les employés, les partenaires et les représentants de Leviat ;

• La formation des personnes ayant accès à vos renseignements personnels, notamment par l’entremise des politiques et procédures mises en place par Leviat ;

• Toute autre mesure de sécurité appropriée à la nature des renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par Leviat.

 

Leviat a également mis en place des politiques et des pratiques afin d’assurer une protection accrue de vos renseignements personnels. Ces politiques et procédures prévoient notamment i) un processus quant à la destruction et la conservation des renseignements personnels ii) la gestion des incidents et le traitement des plaintes, et iii) les rôles et responsabilités du personnel de Leviat lors du cycle de vie des renseignements personnels recueillis.

 

Leviat conserve également à l’interne un registre des incidents de confidentialité, qui regroupe l’ensemble des incidents concernant des renseignements personnels en notre possession.

 

 

10. Pouvez-vous consulter les renseignements personnels à votre sujet ?

Au moment de la collecte de vos renseignements ou sur demande, sous réserve de nos obligations professionnelles et de la législation applicable, il vous est possible de consulter et d’obtenir une copie des renseignements personnels recueillis à votre sujet et de procéder à une demande de rectification, dans l’éventualité où des renseignements personnels à votre sujet s’avéreraient incomplets, inexacts ou pouvant être interprétés de plus d’une façon.

 

La personne qui complète une demande doit justifier son identité et prouver qu’elle est la personne concernée par les renseignements personnels en lien avec la demande ou qu’elle peut y avoir accès à titre de représentant, par exemple.

 

Les demandes d’accès et de rectification sont gratuites. Cependant, Leviat se réserve le droit d’exiger des frais raisonnables de la part de toute personne désirant obtenir une copie du dossier contenant ses renseignements personnels. Ces demandes doivent être effectuées par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse courriel indiquée ci-dessous.

 

 

11. Dispositions générales

 

1. Utilisons-nous des témoins de connexion sur notre site Web ?

Un témoin de connexion (cookie) est un petit fichier de données, envoyé par un site Web qui est stocké directement sur votre appareil lors de votre utilisation du site. Les témoins de connexion permettent au site Web que vous consultez d’identifier et d’enregistrer de l’information en lien avec votre navigation sur le site.

 

Nous utilisons certains témoins de connexion sur notre site Web leviatlegal.com. L’information collectée par ces témoins de connexion vise uniquement à vous identifier en tant qu’utilisateur du site Web.

2. Comment pouvez-vous nous contacter ?

Nous avons à cœur la protection des renseignements personnels des personnes avec qui nous faisons affaire. Dans cette optique, Leviat a procédé à la nomination d’un responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable »). À titre d’exemple, le Responsable est notamment chargé d’approuver les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels mises en place par Leviat.

 

Pour toute question ou commentaire en lien avec la présente Politique ou en lien avec nos autres politiques actuellement mises en place, pour rapporter un incident de confidentialité ayant été observé ou pour toute demande d’information en lien avec vos renseignements personnels, incluant les demandes d’accès, les demandes de rectification, nous vous invitons à communiquer avec notre Responsable à l’adresse courriel suivante : info+vieprivee@leviatlegal.com.

 

3. Leviat peut-il procéder à la mise à jour de la Politique ?

Nous restons à l’affût des changements législatifs en matière de protection des renseignements personnels. Dans ce contexte, Leviat se réserve le droit de modifier le contenu de la présente Politique afin de satisfaire aux exigences législatives applicables, et ce, à notre seule discrétion. Nous vous invitons à prendre connaissance de la présente Politique fréquemment afin de demeurer informé de la façon dont nous traitons les renseignements personnels. En cas de modifications importantes de notre Politique, un avis de mise à jour pourrait vous être envoyé par Leviat afin de vous informer de ces changements. Autrement, la publication de la Politique amendée sur notre site Web constituera un avis suffisant quant aux modifications apportées à la Politique.

 

Il est à noter qu’en cas de divergence, la version française de la présente Politique prévaudra à toute version de cette dernière dans une langue autre que le français.

 

4. Est-ce que votre Politique s’applique aux liens vers des sites de tiers se retrouvant sur votre site Web ?

Non. Tous les sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder à partir de notre site, tel que le site Web d’un client, par exemple, ne sont pas assujettis à notre Politique. Nous vous invitons à consulter la politique se retrouvant sur le site Web dudit tiers afin de vous assurer de la façon dont les renseignements personnels sont traités.

 

5. Interprétation générale de la politique.

À titre informatif, le singulier comprend le pluriel et vice versa, le masculin comprend le féminin et vice versa et tout mot référant à des personnes comprend, le cas échéant, une référence aux personnes morales.

 

 

 

 

 

POLITIQUE DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
(la « Politique »)

Politique à jour en date du 1^er janvier 2024.

 

1. introduction

• Obligations. Il est important pour Leviat Legal (« Leviat », « nous », « notre ») de s’assurer de protéger adéquatement les renseignements personnels que Leviat détient, et ce, tout au long du cycle de vie de ceux-ci. Afin de s’acquitter de ses obligations législatives en matière de protection des renseignements personnels, Levait a mis en place la présente Politique.

• Cabinet d’avocats. En plus de la législation applicable en matière de renseignements personnels, Leviat, en tant que cabinet d’avocats, se fait un devoir de respecter ses obligations en matière de conservation et de destruction des dossiers pouvant contenir des renseignements personnels.

• Objectif. L’objectif de cette Politique vise à présenter les normes de sécurité en lien avec la conservation et la destruction des renseignements personnels recueillis et détenus par Leviat, et ce, tout en maintenant la confidentialité des renseignements ciblés.

• Politiques connexes. Cette Politique est conjointe aux autres politiques et procédures de Leviat en matière de protection des renseignements personnels et doit être lue en concordance avec ces dernières.

2. générales

• Conformité. La présente Politique est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») et respecte les normes relatives à la conservation et à la destruction, le cas échéant, de l’ordre professionnel des avocats du Québec.

• Principe. La Loi prévoit qu’une entreprise doit procéder à la destruction des renseignements personnels lorsque les fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies. Cette obligation trouve exception lorsqu’un délai de conservation autre est prévu par la législation applicable. Cette obligation s’applique, peu importe le type de support (papier ou numérique) sur lequel se retrouvent les renseignements personnels.

3. champ d’application

• Personnel et autres. Cette Politique s’applique à tous les membres du personnel de Leviat, ainsi qu’à toute personne tierce, incluant les fournisseurs de services, qui conserve des renseignements personnels au nom de Leviat.

• Surveillance et conformité. Le Responsable de la protection des renseignements personnels (le « Responsable ») est chargé de la surveillance et de la conformité de la présente Politique par le personnel et par toute personne tierce.

4. cycle de vie et conservation des renseignements personnels

• Cycle de vie d’un renseignement personnel. Le graphique ci-dessous présente les étapes du cycle de vie d’un renseignement personnel :

Les obligations de Leviat en matière de destruction des renseignements personnels seront présentées à l’article 5 de cette Politique.

 

• Collecte, utilisation et communication. Afin d’obtenir de l’information sur la façon dont Leviat collecte, utilise et communique vos renseignements personnels, nous vous invitons à consulter notre politique sur la protection des renseignements personnels qui présente et énumère les obligations de Leviat pour ces étapes du cycle de vie.

• Conservation. La conservation correspond à la période durant laquelle Leviat conserve vos renseignements personnels. Cette conservation peut être effectuée sur support papier et/ou sur support numérique. Des mesures de sécurité appropriées doivent être mises en place pendant cette période afin de protéger vos renseignements personnels.

• Renseignements à jour. Vos renseignements personnels doivent demeurer à jour et exacts tout au long de la conservation de ceux-ci par Leviat. La rectification d’un renseignement personnel est possible et doit être effectuée lorsque nécessaire. Pour effectuer une demande de rectification ou pour obtenir de l’information additionnelle en lien avec une demande, veuillez contacter notre Responsable à l’adresse courriel suivante info+vieprivee@leviatlegal.com.

• Durée de conservation. Leviat doit conserver vos renseignements personnels pendant l’accomplissement des fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.

• Dispositions particulières en matière de conservation. Leviat a l’obligation de conserver vos renseignements personnels pour une durée déterminée en vertu des lois et des règlements provinciaux et fédéraux applicables. Par exemple :

  1. La conservation des dossiers clients n’étant plus actifs pour une période minimale de sept (7) ans à compter de la date de fermeture du dossier. La confidentialité des renseignements contenus au dossier doit être respectée ; et

  2. La conservation de documents contenant des renseignements financiers, comptables ou fiscaux se retrouvant dans les registres et les livres de compte de Leviat, et ce, pendant les six (6) ans suivant la fin de la dernière année d’imposition se rapportant aux documents.

• Conservation des renseignements personnels sur support physique. Dans l’éventualité où des renseignements personnels se retrouvent sur un support physique, Leviat s’engage à conserver tous les documents et supports physiques contenant des renseignements personnels et à respecter les lignes directrices suivantes :

  1. Conservation de tous les documents et supports physiques dans un endroit où des tiers ne peuvent y avoir accès et où seules des personnes concernées peuvent y avoir accès ;

  2. Conservation des documents et des supports physiques dans un boîtier de sécurité (ex. tout type de boîtier se fermant à clé, incluant un classeur) ; et

  3. En aucun cas un tel document ou un tel support ne peut être déposé dans un contenant destiné au recyclage ou à la poubelle. La destruction des renseignements personnels sur support physique est adressée ci-dessous.

• Conservation des renseignements personnels sur support numérique. Dans l’éventualité où des renseignements personnels se retrouveraient sur un support numérique, Leviat s’engage à respecter les lignes directrices contenues dans la politique sur la protection des renseignements personnels.

• Sensibilité. En tout temps, que le support soit physique ou numérique, Leviat prend en compte de la sensibilité des renseignements personnels qui doivent être conservés et détruits et adaptent en conséquence les mesures de sécurité utilisées.

5. DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

• Destruction. La destruction d’un renseignement personnel correspond à la fin du cycle de vie de ce renseignement. La destruction d’un renseignement est définitive et irréversible. Une fois détruit, il n’est pas possible de récupérer le renseignement personnel.

• Obligation de détruire les renseignements personnels. Comme indiqué à l’article  de cette Politique, sous réserve de dispositions législatives applicables, les renseignements personnels doivent être détruits une fois que les fins pour lesquels ils ont été recueillis ont été accomplies. Cette obligation s’applique aux documents originaux et aux copies de ces documents, le cas échéant.

• Techniques permettant la destruction définitive. Dans ce contexte, le tableau ci-dessous présente des techniques pouvant être utilisées par Leviat afin de procéder à la destruction de vos renseignements personnels. La technique choisie doit être adaptée au support, ainsi qu’au niveau de sensibilité des renseignements personnels.

Support sur lequel se retrouvent les renseignements personnels	Exemples de techniques de destruction
Papier	Déchiqueteuse, incinération
Médias numériques réutilisables (ex. disques durs d’ordinateurs)	Écrasement des renseignements personnels, formatage, réécriture
Machines contenant un disque dur (ex. imprimantes, photocopieur)	Écrasement des renseignements personnels sur le disque dur